Wat gebeurt er
met je gegevens?

Officiële bedrijfsnaam

Vantex

Vestigingsadres

Liendertseweg 81e, 3815 BA Amersfoort

E-mail

info@vantexstudio.com

KvK-nummer

42031253

Btw-identificatienummer

NL005443811B86

Het formulier vraagt om je naam, e-mailadres, gewenste dienst en projectomschrijving. Bedrijfsnaam, budget en planning zijn optioneel. Afhankelijk van de dienst kun je ook informatie over je website, inhoud, producten en gebruikte systemen delen. Zonder de verplichte velden kan de aanvraag niet worden verstuurd. Het formulier voor een privacyvraag vraagt alleen om je naam, e-mailadres en verzoek.

Ik gebruik deze informatie om je vraag te beantwoorden en een mogelijke opdracht met je te bespreken. Stuur geen wachtwoorden, medische gegevens of vertrouwelijke klantdossiers mee.

Voor een offerte of opdracht die je als persoon zelf aangaat, verwerk ik de noodzakelijke gegevens om op jouw verzoek stappen vóór een overeenkomst te zetten of de overeenkomst uit te voeren. Bij een zakelijke aanvraag namens een organisatie of een gewone contactvraag is de grondslag het gerechtvaardigd belang om je vraag gericht te behandelen. Ik gebruik daarvoor alleen relevante contact- en berichtgegevens, beperk de toegang en pas de bewaartermijnen hieronder toe.

Privacyverzoeken verwerk ik om te voldoen aan wettelijke verplichtingen uit de AVG. Voor fiscale basisadministratie geldt een wettelijke bewaarplicht. Noodzakelijke technische gegevens voor beveiliging en misbruikbestrijding verwerk ik vanuit het gerechtvaardigd belang om de website en ontvangen gegevens te beschermen. Deze gegevens worden niet gebruikt voor reclameprofielen. Tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken.

De website en het formulier gebruiken Netlify. Een geaccepteerde aanvraag wordt opgeslagen in de Netlify-omgeving van Vantex. Projectaanvragen én privacyverzoeken worden daarnaast verwerkt in afgeschermde dossiers in Netlify Blobs. Daar worden opvolging en interne notities bijgehouden. Alleen bij projectaanvragen wordt een intern offerteconcept voorbereid. Privacyverzoeken krijgen een aparte registratie van termijnen en afhandeling. Beheertoegang is beperkt tot een geautoriseerd beheerdersaccount. Er worden geen offertes automatisch verstuurd.

Netlify Forms gebruikt Akismet van Automattic om inzendingen op spam te controleren. Daarbij wordt formulierinformatie door deze spamdienst verwerkt. Ook inzendingen die als spam worden aangemerkt, moeten bij de beoordeling van bewaring en verwijdering worden meegenomen. Zie de uitleg over spamfiltering bij Netlify (nieuw tabblad).

Netlify verzorgt ook de technische aflevering en bescherming van de website. Daarbij kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals je IP-adres en informatie over je browser en het verzoek.

Netlify beschrijft zijn verwerking en internationale doorgifte in de verwerkersvoorwaarden (PDF, nieuw tabblad). Netlify, Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten. Verwerking door Netlify en zijn subverwerkers kan buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. De openbare verwerkersvoorwaarden van 9 juni 2026 noemen het EU-US Data Privacy Framework voor toepasselijke doorgifte en standaardcontractbepalingen als terugvalmechanisme wanneer dat kader niet geldig of toepasbaar is. Welke waarborg voor de feitelijke verwerking geldt, wordt per ontvanger gecontroleerd. De actuele subverwerkers zijn beschreven in het Netlify Trust Center. Bekijk het Netlify Trust Center (nieuw tabblad).

De toepasselijkheid op het Vantex-account, de ingezette subverwerkers en hun concrete bewaartermijnen worden nog gecontroleerd. De openbare documenten zijn geen bevestiging dat alle accountafspraken zijn afgerond.

De termijnen hieronder vormen het gekozen bewaarbeleid. In het beheer worden de relevante contact- en afsluitdata, overdracht, uitzonderingen en beoordelingsmomenten vastgelegd. Een verlopen termijn leidt tot een controlesignaal. Verwijdering wordt pas na beoordeling door de beheerder uitgevoerd.

Aanvragen en offertes zonder opdracht

6 maanden na afsluiting van de aanvraag. Blijft een reactie uit, dan geldt het laatste inhoudelijke contact als startpunt.

Gewone contactvragen

3 maanden na afhandeling van de vraag.

Klantmateriaal en tijdelijke projectbestanden

Zolang nodig voor de bouw of het afgesproken onderhoud. Overbodige werkkopieën worden uiterlijk 3 maanden na overdracht verwijderd, volgens de afspraken met de klant.

Afgehandelde privacyverzoeken

Een minimale registratie van het verzoek, de beslissing en de afhandeling blijft 1 jaar na afronding bewaard. Overbodige bijlagen worden eerder verwijderd.

Facturen en fiscale basisadministratie

In beginsel 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht. De start van de termijn en eventuele wettelijke uitzonderingen worden per gegevenssoort toegepast.

Technische en beveiligingslogs

Voor logs die Vantex zelf beheert is 30 dagen het uitgangspunt. Relevante incidentgegevens kunnen met een vastgelegde reden langer nodig zijn. Dit is geen bevestigde bewaartermijn van Netlify.

Gegevens die aantoonbaar nodig zijn voor een lopend geschil, een contractuele verplichting of een wettelijke bewaarplicht worden afzonderlijk beoordeeld. De reden en het volgende beoordelingsmoment worden vastgelegd.

Opschoning omvat zowel de CRM-inhoud als de bijbehorende inzending in Netlify Forms. Na een mislukte of onbevestigde Forms-verwijdering blijft die stap open staan. Eigen kopieën in e-mail, exports en projectbestanden worden afzonderlijk beoordeeld. Een bevestiging in het beheer bewijst niet dat gegevens uit back-ups van Netlify of andere ontvangers zijn verwijderd.

Na opschoning blijft een minimale technische registratie met inzendingsnummer, verwijderstatus en controledatums staan. Deze voorkomt dat een herstelactie de oorspronkelijke gegevens opnieuw importeert. Zij bevat geen naam, e-mailadres, bericht of interne notities. De noodzaak van deze blokkaderegistratie wordt jaarlijks beoordeeld; zij blijft alleen nodig zolang oude bronnen of back-ups tot herimport kunnen leiden. Dit is geen anonieme bezoekersstatistiek.

Na afhandeling van een privacyverzoek kan het dossier worden beperkt tot verzoeksoort, ontvangstdatum, afhandeldatum en uitkomst, zonder de oorspronkelijke inhoud. Die registratie wordt na één jaar opnieuw beoordeeld voor verwijdering. Bij herstel uit een back-up moeten blokkades behouden blijven en eerdere verwijderingen opnieuw worden toegepast vóór de gegevens beschikbaar komen.

De volledige uitvoering in productie en de controle van andere gegevenskopieën zijn nog niet bevestigd. De bewaartermijnen en verwijdering van technische gegevens en back-ups bij Netlify worden nog vastgesteld.

Er zijn geen marketingcookies toegevoegd. Alleen bij gebruik van het afgeschermde beheer kunnen noodzakelijke sessiecookies worden geplaatst om in te loggen. Lettertypen en afbeeldingen worden vanaf deze website geladen.

Vantex telt paginaweergaven, klikken naar het contactformulier, formulierstarts en bevestigde of mislukte verzendingen. De telling gebeurt op deze website via Netlify. Er wordt geen externe meetdienst geladen.

De meetfunctie bewaart uitsluitend dagtotalen per vaste paginacategorie en gebeurtenis. Ze bewaart geen formulierinhoud, IP-adres, bezoekers-ID, verwijzende website of volledige pagina-adressen. Er worden geen trackingcookies of gegevens in browseropslag gebruikt. Do Not Track en Global Privacy Control worden gerespecteerd. Privacyvragen en het afgeschermde beheer worden niet gemeten.

De totalen tellen handelingen, geen unieke bezoekers. Er zijn maximaal 35 dagslots; oude totalen worden bij hergebruik van een slot vervangen. De technische verwerking en logs van Netlify staan los van deze beperkte meetopslag.

Via het formulier wordt geen automatisch besluit over je aanvraag genomen en geen klantprofiel voor marketing opgebouwd.

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens. Afhankelijk van de verwerking kun je ook bezwaar maken, beperking vragen of gegevens laten overdragen.

Stuur je privacyvraag naar info@vantexstudio.com. Vermeld waar je verzoek over gaat; stuur geen kopie van je identiteitsbewijs mee.

Je ontvangt binnen één werkdag een persoonlijke eerste reactie. Een verzoek om je AVG-rechten uit te oefenen wordt in beginsel binnen één maand na ontvangst inhoudelijk afgehandeld. Bij complexe of meerdere verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Je wordt dan binnen de oorspronkelijke maand geïnformeerd over de reden en de nieuwe termijn. Bij een gehele of gedeeltelijke afwijzing ontvang je de motivering en informatie over je klachtmogelijkheden.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (nieuw tabblad).